Ο απόλυτος οδηγός για τη διαχείριση έργων εκδηλώσεων

Το Event Project Management είναι ένα υποσύνολο του Professional Event Management. Πρόκειται για την αίτηση τεχνικές διαχείρισης επιχειρήσεων και έργων στον κόσμο των εκδηλώσεων για να πραγματοποιηθούν έγκαιρα και εντός προϋπολογισμού.

Σε μερικούς ανθρώπους, η διαχείριση έργου εκδήλωσης μπορεί να φαίνεται σαν να έχει απλώς μια διαφανή διαδικασία για κάθε στοιχείο μιας εκδήλωσης και να διασφαλίζει ότι όλες οι πτυχές ολοκληρώνονται με συνέπεια και έγκαιρα.

Ωστόσο, υπάρχουν πολλά περισσότερα από αυτό:

  • Προβολή ρεαλιστικών χρονοδιαγραμμάτων και προϋπολογισμών.
  • Λήψη αποφάσεων με βάση ακριβείς πληροφορίες.
  • Κατανοήστε πώς λειτουργεί καλύτερα η ομάδα σας και διαχειρίζεστε ανάλογα.
  • Γνωρίζοντας πότε χρειάζεστε επιπλέον πόρους ή βοήθεια από ειδικούς, η λίστα συνεχίζεται!

Αυτός ο οδηγός παρέχει όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για να ξεκινήσετε με τη διαχείριση έργων εκδηλώσεων.

Για αυτόν τον οδηγό, θα αναφερθώ κυρίως σε εκδηλώσεις που χρησιμοποιούν τον όρο «συνέδριο». Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι τα περισσότερα έργα διαχείρισης συμβάντων γίνονται σε αυτό το τμήμα του κλάδου, παρόλο που μπορεί να εφαρμοστεί σε άλλους τύπους συμβάντων. Είναι επίσης αυτό με το οποίο είμαι πιο εξοικειωμένος (και, ας το παραδεχτούμε, εκεί βρίσκεται το μεγαλύτερο μέρος της εμπειρίας μου).

Τι Χρειάζεται να Γνωρίζετε;

Το μεγάλο πράγμα στη διαχείριση έργου, γενικά, είναι η εφαρμογή των αρχών και των τεχνικών του. Οι κύριες απαιτήσεις για τη διαχείριση έργου εκδηλώσεων είναι οι ίδιες με οποιονδήποτε άλλο τύπο έργου:

  • Καλά καθορισμένες διαδικασίες
  • Ευθύνη
  • Ρεαλιστικά χρονοδιαγράμματα
  • Ξεκάθαροι ρόλοι και ευθύνες
  • Ανοικτή επικοινωνία. η λίστα συνεχίζεται!

Αυτά τα στοιχεία θα πρέπει να περιγράφονται ως μέρος ενός τεκμηριωμένου σχεδίου διαχείρισης έργου όπως κάθε έργο.

Πώς σκοπεύετε να το εφαρμόσετε;

Τώρα που έχουμε τις απαιτήσεις που αναφέρονται, δεν θέλω να πιστεύω ότι η υλοποίηση της διαχείρισης έργου εκδηλώσεων είναι απλώς θέμα επισήμανσης μιας λίστας.

Η διαχείριση εκδηλώσεων θα πρέπει να ενσωματώνεται σε όλα όσα κάνετε ως διαχειριστής – από τον προϋπολογισμό έως την αγορά συμβάσεων και εξοπλισμού. Απαιτεί συνεχή προσοχή και θα παίξει ουσιαστικό ρόλο σε όλες σχεδόν τις δραστηριότητές σας.

Εδώ είναι μερικοί βασικοί τομείς όπου εργαλεία διαχείρισης έργου εκδηλώσεων μπορεί να κάνει τη διαφορά:

Διαχείριση Πεδίου & Έλεγχος Αλλαγών

Σε οποιονδήποτε άλλο τύπο έργου, η πραγματοποίηση αλλαγών στο μέσο του έργου είναι απαράδεκτη, εκτός εάν έχετε φροντίσει να ρυθμίσετε διαδικασίες για τη διαχείριση των αιτημάτων αλλαγής πεδίου (SCR) και τον έλεγχο αλλαγών. Αυτό είναι κάτι με το οποίο οι διαχειριστές εκδηλώσεων πρέπει συνήθως να είναι ήδη εξοικειωμένοι, αλλά αξίζει να το δούμε ξανά στο πλαίσιο ενός έργου εκδήλωσης.

Οι τεχνικές διαχείρισης έργων, όπως η διαχείριση εύρους και ο έλεγχος αλλαγών, είναι τόσο πολύτιμες για τις εκδηλώσεις σας όσο και για άλλα έργα (γι’ αυτό τις συμπεριέλαβα ως την πρώτη περιοχή συζήτησης).

Το θέμα δεν είναι ποιες συγκεκριμένες τεχνικές θα χρησιμοποιήσετε. Αντίθετα, έχει να κάνει με το να γνωρίζετε ποιες είναι αυτές οι τεχνικές και να επιλέξετε ποιες ταιριάζουν στις ανάγκες του οργανισμού σας και στις απαιτήσεις χορηγών.

Ακολουθούν ορισμένες ερωτήσεις που πρέπει να ληφθούν υπόψη:

  • Τι είδους αλλαγές μπορεί να συμβούν κατά τη διάρκεια ενός συμβάντος; (προσωρινό ή μόνιμο, μείζον ή δευτερεύον κ.λπ.)
  • Ποιος μπορεί να ζητήσει αλλαγή;
  • Ποια είναι η διαδικασία αξιολόγησης και έγκρισης αλλαγών;
  • Πόσο γρήγορα πρέπει να γίνουν οι αλλαγές;
  • Ποιες είναι οι συνέπειες της μη τήρησης της διαδικασίας ελέγχου αλλαγών;

Διαχείριση κινδύνου

Η διαχείριση έργου εκδηλώσεων δεν αφορά μόνο τον μετριασμό των κινδύνων. Είναι επίσης για την κατανόηση τους και λήψη μέτρων για την αποτροπή τους πρώτα πρώτα. Για να το κάνετε αυτό αποτελεσματικά, πρέπει να έχετε διαδικασίες προσδιορισμού, αξιολόγησης και σχεδιασμού απόκρισης κινδύνου.

Ο προσδιορισμός κινδύνου μπορεί να γίνει μέσω συνεδριών καταιγισμού ιδεών με μέλη της ομάδας ή με ανασκόπηση προηγούμενων γεγονότων για πιθανούς κινδύνους. Μόλις εντοπίσετε έναν κίνδυνο, πρέπει να αξιολογήσετε την πιθανότητα να συμβεί και τον πιθανό αντίκτυπό του στο γεγονός, εάν συμβεί.

Αυτό θα σας επιτρέψει να προσδιορίσετε εάν αξίζει να αντιμετωπιστεί ο κίνδυνος. Εάν είναι πολύ απίθανο ή δεν έχει σημαντικό αντίκτυπο, τότε δεν υπάρχει λόγος ανησυχίας. Ωστόσο, εάν η απειλή του κινδύνου έχει τη δυνατότητα να προκαλέσει σοβαρές συνέπειες, θα θελήσετε να βρείτε έναν τρόπο να την αποτρέψετε – ο οποίος μας οδηγεί στον σχεδιασμό ανταπόκρισης.

Αυτό δεν είναι κάτι που πρέπει να γίνει μεμονωμένα. Αντίθετα, θα πρέπει να αποτελεί μέρος του συνολικού σχεδίου του έργου σας. Τα μέλη της ομάδας σας θα έχουν σημαντικές γνώσεις σχετικά με το τι είδους ζητήματα είναι πιο πιθανό να προκύψουν και πώς αυτά τα ζητήματα μπορούν να αντιμετωπιστούν προληπτικά (για παράδειγμα, αλλαγές διαδικασίας, εκπαιδευτικές συνεδρίες ή σχέδια έκτακτης ανάγκης).

Το κλειδί εδώ είναι ο εντοπισμός των κινδύνων και η αποφυγή τους πριν συμβούν.

Διαχείριση Επικοινωνιών

Η διαχείριση έργου εκδηλώσεων έχει να κάνει με την επικοινωνία – μεταξύ των μελών της ομάδας, των ενδιαφερόμενων μερών και άλλων εμπλεκόμενων μερών. Η καλή επικοινωνία είναι απαραίτητη για να παραμείνουν όλοι στην ίδια σελίδα και να διασφαλιστεί η ομαλή διεξαγωγή της εκδήλωσης.

Μία από τις πιο κρίσιμες πτυχές της επικοινωνίας είναι ο καθορισμός προσδοκιών. Αυτό περιλαμβάνει τον καθορισμό των ρόλων και των ευθυνών και τον προσδιορισμό των πληροφοριών που πρέπει να κοινοποιηθούν με ποιον.

Η καθιέρωση ενός σχεδίου επικοινωνίας μπορεί να βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι όλοι έχουν σαφή κατανόηση του ρόλου τους στην εκδήλωση και γνωρίζουν τι συμβαίνει ανά πάσα στιγμή.

Ένα άλλο κρίσιμο στοιχείο της αποτελεσματικής επικοινωνίας είναι να επιτρέπεται στα μέλη της ομάδας να κάνουν ερωτήσεις και να εκφράζουν ανησυχίες. Αυτό μπορεί να γίνει μέσω τακτικών ενημερώσεων κατάστασης ή με τη δημιουργία ενός αποκλειστικού καναλιού επικοινωνίας (όπως μια εφαρμογή ανταλλαγής μηνυμάτων) που επιτρέπει την επικοινωνία 24/7.

Διαχείριση χρόνου

Η διαχείριση έργου εκδηλώσεων απαιτεί μεγάλη προσοχή στα χρονοδιαγράμματα και τις προθεσμίες και την προσαρμογή αυτών των χρονοδιαγραμμάτων όταν είναι απαραίτητο. Δεν αρκεί να δημιουργήσετε μια λίστα εργασιών και τις αναμενόμενες ημερομηνίες ολοκλήρωσής τους. Χρειάζεστε μια ενεργή στρατηγική για να βεβαιωθείτε ότι αυτοί οι στόχοι επιτυγχάνονται.

Ο καλύτερος τρόπος για να γίνει αυτό είναι με τη χρήση εργαλείων διαχείρισης χρόνου, τα οποία δείχνουν πώς όλα τα διαφορετικά μέρη σχετίζονται μεταξύ τους και πού στέκονται τα μέλη της ομάδας στη διαδικασία.

Φυσικά, δεν υπάρχει απόλυτη βεβαιότητα σε αυτόν τον κλάδο – τα έργα μπορεί απροσδόκητα να διαρκέσουν περισσότερο από το αναμενόμενο λόγω απρόβλεπτων εμποδίων (για παράδειγμα, προσθήκες της τελευταίας στιγμής ή συγκρούσεις που αναβάλλονται για μετά την εκδήλωσή σας).

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι απαραίτητο να συμπεριλάβετε πολλά απρόβλεπτα στα σχέδιά σας, όπως εφεδρικά σχέδια για μέλη της ομάδας και εναλλακτικά χρονοδιαγράμματα.

Διαχείριση κόστους

Η διαχείριση έργου εκδηλώσεων δεν αφορά μόνο τον προγραμματισμό εργασιών και τον καθορισμό προθεσμιών – έχει επίσης να διασφαλίσει ότι θα παραμείνετε εντός του προϋπολογισμού. Αυτό θα πρέπει να είναι ένα από τα πρώτα ζητήματα κατά τη φάση του προγραμματισμού, καθώς το να είστε οικονομικά υπεύθυνοι από την αρχή μεταφράζεται σε περισσότερα χρήματα διαθέσιμα για άλλα μέρη της μεγάλης σας εκδήλωσης.

Υπάρχουν δύο βασικά στοιχεία στη διαχείριση κόστους: η πρόβλεψη και η παρακολούθηση.

Πρόβλεψη αναφέρεται στη δημιουργία μιας ρεαλιστικής εκτίμησης για το πόσα χρήματα θα χρειαστείτε λαμβάνοντας υπόψη διαφορετικούς παράγοντες (ώρες εργασίας, ενοικιάσεις εξοπλισμού, απαιτούμενα υλικά).

Παρακολούθηση σημαίνει παρακολούθηση των πραγματικών δαπανών και σύγκρισή τους με την πρόβλεψη, ώστε να μπορείτε να κάνετε αλλαγές όπως απαιτείται.

Διαχείριση πόρων

Η διαχείριση έργου εκδηλώσεων απαιτεί πολλά άτομα με διαφορετικές δεξιότητες – από προγραμματιστές εκδηλώσεων έως τροφοδοτικά έως τεχνικούς AV. Το κλειδί για την επιτυχή διαχείριση των πόρων είναι η κατάλληλη κατανομή αυτών των πόρων και η διασφάλιση ότι όλοι συνεργάζονται αποτελεσματικά.

Αυτό μπορεί να γίνει με τη θέσπιση τυπικών λειτουργικών διαδικασιών (SOP) για κάθε εργασία και τη δημιουργία ενός σχεδίου επικοινωνίας που περιγράφει τον τρόπο αλληλεπίδρασης όλων.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να χρειαστεί να φέρετε επιπλέον βοήθεια για να τηρήσετε τις προθεσμίες ή να χειριστείτε απροσδόκητες καταστάσεις. Εδώ μπαίνουν στο παιχνίδι τα σχέδια έκτακτης ανάγκης. Το να έχεις ένα ρόστερ από εφεδρικά μέλη της ομάδας που είναι έτοιμα και πρόθυμα να παρέμβουν όταν χρειαστεί μπορεί να είναι σωτήρια.

Διασφάλιση ποιότητας

Μία από τις πιο κρίσιμες πτυχές της διαχείρισης έργου εκδηλώσεων είναι η διασφάλιση ότι το τελικό προϊόν είναι στο ίδιο επίπεδο. Αυτό σημαίνει εφαρμογή μιας διαδικασίας διασφάλισης ποιότητας (QA) που ελέγχει κάθε πτυχή της εκδήλωσης – από τις προσκλήσεις μέχρι το φαγητό μέχρι τη διασκέδαση.

Η διαδικασία QA θα πρέπει να σχεδιαστεί έτσι ώστε να συλλαμβάνει τυχόν προβλήματα προτού παρουσιαστούν και θα πρέπει να εφαρμόζεται σε όλη τη διαδικασία σχεδιασμού εκδηλώσεων. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να κάνετε αλλαγές ανάλογα με τις ανάγκες και να διασφαλίσετε ότι οι καλεσμένοι σας θα έχουν μια θετική εμπειρία.

Μάρκετινγκ και δημοσίων σχέσεων

Η διαχείριση έργου εκδηλώσεων δεν έχει να κάνει μόνο με μια καλή παράσταση. Έχει επίσης να κάνει με το να μεταδώσετε τη λέξη εκεί έξω, ώστε οι άνθρωποι να γνωρίζουν για την εκδήλωσή σας. Αυτό σημαίνει τη δημιουργία σχεδίων μάρκετινγκ και δημοσίων σχέσεων που στοχεύουν στο σωστό κοινό και δημιουργούν ενθουσιασμό για το τι πρόκειται να ακολουθήσει.

Οι προσπάθειες μάρκετινγκ μπορούν να λάβουν πολλές διαφορετικές μορφές, από τη δημιουργία αποτελεσματικού ιστότοπου και παρουσίας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης έως την αποστολή δελτίων τύπου και τη φιλοξενία διαφημιστικών εκδηλώσεων.

Είναι επίσης σημαντικό να έχετε ένα σχέδιο για την παρακολούθηση των προσπαθειών σας μάρκετινγκ – πράγμα που σημαίνει ότι έχετε τα σωστά αναλυτικά στοιχεία και διαδικασίες για να κάνετε πράγματα όπως η μέτρηση της απόδοσης επένδυσης (ROI).

Διαχείριση ενδιαφερομένων

Ένα τελευταίο πράγμα που συνεπάγεται η διαχείριση έργου εκδηλώσεων είναι η διαχείριση των διαφόρων ενδιαφερομένων σας. Αυτά είναι τα βασικά άτομα που συμμετέχουν στη μεγάλη εκδήλωση – είτε είναι μέλη της ομάδας, πελάτες, επενδυτές ή άλλοι επιχειρηματικοί εταίροι.

Η διαχείριση των ενδιαφερομένων απαιτεί περισσότερα από το να κρατάς τους πάντες ευχαριστημένους. Σημαίνει επίσης να διασφαλίζετε ότι δεν υπάρχουν εκπλήξεις σε όλη τη διαδικασία σχεδιασμού, ώστε να μπορείτε να διατηρήσετε καλές σχέσεις με αυτούς τους σημαντικούς ανθρώπους. Αυτό μπορεί να γίνει θέτοντας προσδοκίες από νωρίς και κρατώντας όλους ενήμερους για τις τελευταίες εξελίξεις.

Η διαχείριση έργου συμβάντων είναι μια πολύπλοκη διαδικασία, αλλά μπορείτε να διασφαλίσετε ότι η εκδήλωσή σας θα ολοκληρωθεί χωρίς προβλήματα, εάν την προσεγγίσετε συστηματικά. Ακολουθώντας τις παραπάνω συμβουλές, θα είστε σε καλό δρόμο για να οργανώσετε μια επιτυχημένη εκδήλωση.