Τι είναι και είναι για εσάς;

Περισσότερες επιχειρήσεις κάνουν τη μετάβαση από το να είναι εστιασμένα με στυλό και χαρτί σε ένα σύστημα χωρίς χαρτί. Το κάνουν με συστήματα κοινής χρήσης cloud που επιτρέπουν ευκολότερες και πιο βελτιωμένες εμφυτεύσεις επιχειρήσεων.

Ένα από τα πιο δημοφιλή και ταχέως αναπτυσσόμενα διαθέσιμα εργαλεία που βασίζονται σε σύννεφο είναι η σουίτα Office 365 της Microsoft. Για όσους είναι άνω των 20 ετών, θα θυμάστε ότι για πολλά χρόνια το Office μπορούσε να αγοραστεί σε μορφή δίσκου, να εγκατασταθεί σε έναν οικιακό υπολογιστή ή φορητό υπολογιστή και να εκτελείται μεμονωμένα. Κάθε σουίτα θα επέτρεπε έναν καθορισμένο αριθμό χρηστών εντός μιας άδειας. Αλλά με το 365, όλα αυτά έχουν αλλάξει.

Σύμφωνα με τη Microsoft, το 365 είναι ένα πρόγραμμα συνδρομής επί πληρωμή που επιτρέπει πιο ευέλικτη πρόσβαση στις εφαρμογές του Office της Microsoft όπως το Word, το Publisher, το Excel και το Outlook. Όλα αυτά γίνονται μέσω ενός συστήματος cloud. Που σημαίνει ότι η εργασία μπορεί να γίνει από οπουδήποτε υπάρχει σύνδεση στο διαδίκτυο.

Office 365 Δεν είναι μόνο για προσωπική χρήση αλλά και για επαγγελματικούς λόγους. Τα επιχειρηματικά σχέδια προσφέρουν την ίδια πρόσβαση σε εφαρμογές γραφείου, αλλά περιλαμβάνουν επίσης υπηρεσίες απαραίτητες για την επιχειρηματική υλοποίηση, όπως η διαδικτυακή διάσκεψη Skype και το Exchange Online, το οποίο είναι email ειδικά για επαγγελματική χρήση. Η πρόσβαση στο Διαδίκτυο είναι μια απαίτηση για τη χρήση του Office 365, επειδή είναι ένα σύστημα κοινής χρήσης cloud, ωστόσο τα επιχειρηματικά σχέδια περιλαμβάνουν μια έκδοση του Office για υπολογιστή. Η έκδοση για επιτραπέζιους υπολογιστές επιτρέπει στους χρήστες πρόσβαση σε όλη την εφαρμογή του Office ενώ βρίσκονται εκτός σύνδεσης και, στη συνέχεια, όταν συνδέονται στο Διαδίκτυο, όλη η εργασία συγχρονίζεται αυτόματα. Οι ενημερώσεις της εφαρμογής γίνονται επίσης αυτόματα μόλις συνδεθούν στο διαδίκτυο, ώστε όλα τα εργαλεία και οι εφαρμογές να είναι πάντα στα καλύτερά τους. Αυτή είναι η μουσική στα αυτιά ανθρώπων που έπρεπε να ξοδέψουν μια περιουσία για να αγοράσουν την πιο πρόσφατη έκδοση λογισμικού και στη συνέχεια να περάσουν από την περίπλοκη διαδικασία της απεγκατάστασης παλαιών πακέτων για να ανεβάσουν τα νέα.

Όλοι γνωρίζουν την αίθουσα διακομιστή στο χώρο εργασίας τους, συνήθως ένα δωμάτιο που κρύβεται κάπου με πολλά καλώδια και βύσματα και ανεμιστήρες μόντεμ που λειτουργούν. Αυτά τα δωμάτια είναι ο σταθμός ελέγχου που ουσιαστικά διατηρεί τις επιχειρήσεις σε τεχνικό μέτωπο. Οι διακομιστές είναι εκεί όπου φυλάσσονται όλα τα απαραίτητα δεδομένα.

Ένα βασικό σημείο πώλησης για τη μετάβαση στο Microsoft 365 είναι ότι τα δεδομένα σας διατηρούνται ασφαλή χωρίς την ανάγκη για τέτοια τεράστια υποδομή και υλικό. Τα δεδομένα αποθηκεύονται επίσης με ασφάλεια εκτός τοποθεσίας, γεγονός που θεωρείται πλεονέκτημα για τη συνέχεια της επιχείρησης.

Το Office 365 διασφαλίζει ότι τα δεδομένα σας διατηρούνται ασφαλή τοποθετώντας τα στους διακομιστές της Microsoft. Η Microsoft είναι σχολαστική όσον αφορά την ασφάλεια τόσο πολύ, ώστε να μην αποκαλύπτει τη θέση των τοποθεσιών ασφάλειας δεδομένων. Ο δύσκολος αριθμός όσον αφορά τον αριθμό των τοποθεσιών δεν είναι καν γνωστός, αλλά είναι κάτι μεταξύ 10 και 100 τοποθεσιών σε όλο τον κόσμο. Οι περισσότερες επιχειρήσεις δεν περνούν εντελώς από τα on premise συστήματα στο cloud κατά τη διάρκεια της νύχτας και πολλές παραμένουν σε αυτό που ονομάζεται υβριδική κατάσταση που είναι ένα μείγμα διακομιστών on premise και του cloud.

Όταν σκέφτεστε τη μετάβαση στο Office 365, οι επιχειρήσεις εστιάζουν πρωτίστως σε δύο πράγματα. ευκολία μετάβασης και οικονομική αποδοτικότητα. Υπάρχουν υπηρεσίες που προσφέρονται που βοηθούν στη μετάβαση στο Office 365. Μία από αυτές τις υπηρεσίες είναι το Mimecast που ουσιαστικά η υπηρεσία τους παρέχει μια λύση all-in-one όταν πρόκειται για τη διαχείριση μιας μετεγκατάστασης του Office 365. Επιταχύνουν τη διαδικασία που τελικά βοηθά τις επιχειρήσεις να εξοικονομήσουν έξοδα. Εστιάζουν επίσης στην ακεραιότητα και την ασφάλεια των δεδομένων κατά τη μετανάστευση. Σύμφωνα με το Mimecast, παρέχουν “ένα εξαιρετικά ασφαλές αρχείο cloud για αποθήκευση email, αρχείων και συνομιλιών Lync IM που σας επιτρέπουν να μεταβείτε στο Office 365 με σιγουριά”. Παρέχουν επίσης ασφάλεια που εξασφαλίζει κορυφαία κάλυψη και προστασία από απειλές. Η ίδια η Microsoft παρέχει επίσης πόρους για να διευκολύνει τις επιχειρήσεις τη μετάβαση στο Office 365.

Υπάρχουν ορισμένα βασικά πράγματα για τα οποία πρέπει να σκεφτούν οι επιχειρήσεις κατά τη λήψη της απόφασης για μετεγκατάσταση στο Office 365.

Διαλέξτε το καλύτερο πρόγραμμα για εσάς – Έχετε πλήρη κατανόηση του τι λαμβάνετε στο πλάνο 365 σας. Είναι ένα εξαιρετικό σύστημα που είναι οικονομικά αποδοτικό και ως επί το πλείστον είναι ένα πακέτο “όλα σε ένα”, αλλά μπορεί να είναι ακριβό όταν πρόκειται για πρόσθετα, οπότε βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει την έρευνά σας και έχετε επιλέξει το πακέτο που ανταποκρίνεται καλύτερα ανάγκες της επιχείρησης. Αυτό περιλαμβάνει επίσης ποια προγράμματα υποστήριξης ταιριάζουν καλύτερα στην επιχείρησή σας και το μέγεθός της. Εάν έχετε αμφιβολίες, συμβουλευτείτε ειδικούς υποστήριξης IT στην περιοχή σας. Για όσους βρίσκονται στο Λονδίνο, η Υποστήριξη IT γίνεται ευκολότερη με την Ενοποίηση Σύνταξης.

Σχέδιο για τη μετεγκατάστασή σας – Θέλετε να βεβαιωθείτε ότι είστε πλήρως ρυθμισμένοι για τη μετεγκατάστασή σας από το on premise σε ένα σύστημα cloud. Αυτό περιλαμβάνει το χρονικό διάστημα που θα σταματήσουν τα συστήματά σας και το τι να περιμένετε κατά τη διάρκεια της διακοπής λειτουργίας. Όσο περισσότερο τα συστήματά σας είναι εκτός λειτουργίας, τόσο λιγότερος χρόνος έχετε για να παράγετε και να παραδώσετε αποτελέσματα στους πελάτες σας. Θέλετε να περιορίσετε τον χρόνο που τα συστήματά σας είναι εκτός σύνδεσης. Επίσης, θέλετε να διασφαλίσετε ότι όλα τα σχέδια κοινοποιούνται με σαφήνεια σε όλα τα μέλη, έτσι ώστε όλοι να είναι στην ίδια σελίδα σχετικά με το τι να περιμένουν κατά τη διάρκεια της περιόδου μετανάστευσης.

Τα συστήματα κοινής χρήσης νέφους αποτελούν το μέλλον στην επιχειρηματική πρακτική και με οποιαδήποτε απόφαση λαμβάνεται στην επιχείρηση, η μετάβαση από ένα επιτόπιο σύστημα σε ένα σύστημα cloud θα πρέπει να μελετάται και να ερευνάται ξεκάθαρα. Το Office 365 παρέχει ένα ευρύ φάσμα επιλογών για επιχειρήσεις όλων των μεγεθών και με τη σωστή εξέταση και προγραμματισμό μπορεί να είναι η καλύτερη απόφαση για την επιχείρησή σας.