5 τρόποι για να οργανώσετε και να ενισχύσετε το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού σας

Το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού είναι συχνά ο αφανής ήρωας πίσω από την επιτυχία ενός οργανισμού. Δεδομένου ότι το HR θεωρείται γενικά έξοδα, οι επενδύσεις σε τεχνολογία και βελτιώσεις διαδικασιών για τη λειτουργία συχνά πέφτουν στο περιθώριο.

Ωστόσο, οι εταιρείες με κορυφαίες επιδόσεις λαμβάνουν υπόψη τις απαρχαιωμένες λειτουργίες των ομάδων HR και αξιοποιούν τη νέα τεχνολογία και τάσεις. Εάν το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού σας χρειάζεται αναβάθμιση, σκεφτείτε να κάνετε αυτές τις μόνιμες βελτιώσεις.

1. Δώστε προτεραιότητα στη Μισθοδοσία

Οι εργαζόμενοι θεωρούν τους μισθούς μία από τις πιο σημαντικές πτυχές μιας δουλειάς και αν υπάρχει έστω και το παραμικρό λόξυγκα κατά την επεξεργασία της μισθοδοσίας, θα μπορούσε να επηρεάσει αρνητικά την παραγωγικότητα ή το ηθικό της ομάδας. Για να αποφύγετε τυχόν παγίδες, αξίζει να αξιολογήσετε τη δική σας υπηρεσία μισθοδοσίας και δείτε αν καλύπτει τις τρέχουσες ανάγκες σας. Φροντίστε να λάβετε υπόψη τόσο το εργατικό δυναμικό σας όσο και την ομάδα ανθρώπινου δυναμικού, καθώς αυτό που χρειάζεται το καθένα πιθανότατα θα ποικίλλει. Για παράδειγμα, οι υπάλληλοί σας μπορεί να θέλουν μια πύλη αυτοεξυπηρέτησης για να προβάλουν τα στελέχη πληρωμής, ενώ το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού θα μπορούσε να αναζητά πιο αποτελεσματικούς τρόπους για να ενσωματώσει νέες προσλήψεις. Αξίζει να αναζητήσετε λύσεις έχοντας κατά νου και τις δύο προοπτικές.

Καθώς ερευνάτε επιλογές, δημιουργήστε μια λίστα με σημεία πόνου που θα πρέπει να επιλύσει ένας νέος πάροχος. Οι σύγχρονες λύσεις προσφέρουν συνήθως έναν ταμπλό all-in-one που μπορεί να συνδεθεί απρόσκοπτα με τα άλλα σας συστήματα, όπως το λογιστικό. Η αυτοματοποίηση της παρακράτησης φόρου, η ενσωμάτωση της λογιστικής και η μετεγκατάσταση υφιστάμενων λογαριασμών μπορούν να βοηθήσουν την ομάδα ανθρώπινου δυναμικού σας να εξοικονομήσει χρόνο. Ξεχωριστά, οι δυνατότητες αναφοράς μπορούν να βοηθήσουν στην αξιολόγηση των ταμειακών ροών, στην ανασκόπηση του ετήσιου κόστους εργασίας και στην προετοιμασία για συνομιλίες πληρωμής για απόδοση.

2. Δημοσιεύστε τις Πολιτικές και τις Διαδικασίες στο Διαδίκτυο

Τα εγχειρίδια των εργαζομένων από χαρτί μπορούν επίσης να σταλούν απευθείας στην ανακύκλωση, καθώς πολλοί υπάλληλοι αποφεύγουν εντελώς το χαρτί. Επιπλέον, τα έντυπα έντυπα και τα περιγράμματα των προσδοκιών των εργαζομένων γίνονται εύκολα ξεπερασμένα, αφήνοντας ένα άνοιγμα για αναπάντητες ενημερώσεις πολιτικής.

Σκεφτείτε το ενδεχόμενο να μεταβείτε σε ένα εργαλείο διαχείρισης πολιτικής και διαδικασίας που διατηρεί την ομάδα σας συμβατή. Ανεβάστε εγχειρίδια εργαζομένων, συμφωνίες εργατικού δυναμικού και άλλη τεκμηρίωση που αφορά το ανθρώπινο δυναμικό στο εργαλείο. Έντυπα σπιτιού για αιτήματα άδειας, επίλυση παραπόνων και άλλη τυπική τεκμηρίωση εκεί για εύκολη πρόσβαση σε ολόκληρο τον οργανισμό. Διατηρήστε ένα ιστορικό ελέγχου εγγράφων καθώς αντικαθιστάτε παλιά έγγραφα, κρατώντας την ομάδα σας ενήμερη με ειδοποιήσεις και αιτήματα ελέγχου.

Καθώς διαθέτετε νέα έγγραφα πολιτικής, εκτελέστε αναφορές για να προσδιορίσετε ποιοι υπάλληλοι πρέπει ακόμα να ελέγξουν το υλικό. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να ορίσετε ειδοποιήσεις για να τους ωθήσετε προς τη συμμόρφωση. Χρησιμοποιήστε τον νέο σας διαδικτυακό πίνακα ελέγχου για να βελτιώσετε την ενσωμάτωση νέων εργαζομένων, καθιερώνοντας μια βασική γνώση πολιτικής μεταξύ των νέων προσλήψεων.

3. Επανεξετάστε τις παραδοσιακές μεθόδους πρόσληψης

Η συνεχής πίεση στο τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού για τη δημοσίευση ανοικτών θέσεων, την πηγή υποψηφίων και τον συντονισμό της διαδικασίας συνέντευξης είναι εξαντλητική. Η Εταιρεία Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού (SHRM) έχει λάβει υπόψη της νέες τάσεις στις προσλήψεις οδηγείται από την πανδημία. Πολλές ομάδες αναζητούν εσωτερικούς υποψηφίους προτού εξετάσουν το ενδεχόμενο προσλήψεων εξωτερικών, τόσο για να αξιοποιήσουν τη θεσμική γνώση και να κερδίσουν ταχύτητα.

Ανοίξτε την ιδέα της πρόσληψης στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, τον εντοπισμό πιθανών υπαλλήλων σε ιστότοπους δικτύωσης και την εξέταση μη παραδοσιακών υποψηφίων. Το ταλέντο που χρειάζεστε μπορεί να κρύβεται σε απροσδόκητα μέρη και πληθυσμούς.

Επιδιώξτε να δημιουργήσετε μια πλήρως διαδικτυακή εμπειρία που προωθεί τη συμμετοχή των υποψηφίων από την αρχή μέχρι το τέλος. Δημοσιεύστε περιγραφές θέσεων εργασίας που περιλαμβάνουν το εύρος μισθών, τις ευκαιρίες προαγωγής και τις λεπτομέρειες παροχών για να ενθαρρύνετε τους υποψήφιους να συνεχίσουν τους ρόλους σας. Κερδίστε ταχύτητα χρησιμοποιώντας λογισμικό απόκτησης ταλέντων που επιτρέπει στους διαχειριστές να ελέγχουν τις εφαρμογές πιο γρήγορα. Το κλείσιμο του χάσματος μεταξύ της αίτησης και της ημερομηνίας έναρξης μπορεί να σας βοηθήσει να κερδίζετε κορυφαία ταλέντα πιο συχνά.

4. Ψηφιοποίηση αξιολογήσεων απόδοσης

Η λιγότερο αγαπημένη εργασία όλων, οι κριτικές επιδόσεων, οδηγεί την αγαπημένη ανταμοιβή όλων: ετήσιες αυξήσεις μισθών. Αφαιρέστε τις έντυπες φόρμες και τα αρχεία PDF με δυνατότητα συμπλήρωσης υπέρ των λύσεων που βασίζονται σε σύννεφο που επιτρέπουν στους υπαλλήλους να συμπληρώσουν τους στόχους τους και να τεκμηριώσουν τα επιτεύγματά τους. Αυτή η πρακτική τους δίνει τη δυνατότητα να υποστηρίξουν τις έντονες κριτικές ή να εξηγήσουν τα εμπόδια στην επιτυχία. Δημιουργήστε ειδοποιήσεις για να βοηθήσετε τα μέλη της ομάδας να παραμείνουν στην εργασία και στην ώρα τους, μειώνοντας την ανάγκη για μεμονωμένα κίνητρα. Ορίστε προτροπές και εκτελέστε αναφορές για καθυστερημένα αρχεία αρχείων για να εστιάσετε τις προσπάθειες όπου χρειάζονται.

Χρησιμοποιώντας αυτήν την προσέγγιση, οι διευθυντές σώζονται από το δυσάρεστο καθήκον να γκρινιάζουν άμεσες αναφορές για να εκπληρώσουν τις υποχρεώσεις τους για ετήσια αναθεώρηση. Οι διαχειριστές ανακτούν τον χαμένο χρόνο και μπορούν αντ’ αυτού να επικεντρωθούν στην παροχή πιο αναλυτικών κριτικών πλούσιες με σχόλια και συζητήσεις ανάπτυξης.

Το σύστημα θα τεκμηριώνει την επιβεβαίωση των λαμβανόμενων κριτικών και τυχόν σχέδια βελτίωσης ή πειθαρχικών προγραμμάτων που έχουν καθοριστεί. Και τα δύο μπορούν να χρησιμεύσουν ως χρήσιμη τεκμηρίωση σε περίπτωση χαμένων στόχων ή αλλαγών προσωπικού.

5. Βελτιστοποιήστε τα οφέλη και τις πληροφορίες εγγραφής

Η ανοιχτή εγγραφή είναι το «μεγάλο σόου» για πολλά τμήματα ανθρώπινου δυναμικού. Αυτή η ετήσια εκδήλωση απαιτεί εκπαίδευση, δέσμευση και υποστήριξη, ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να κάνουν την καλύτερη επιλογή παροχών για αυτούς. Δεδομένου ότι μια χαμένη ανοιχτή εγγραφή μπορεί να αφήσει τους εργαζόμενους και τις οικογένειές τους χωρίς βασικά στοιχεία όπως η ασφάλιση, αυτό είναι ένα σημαντικό βήμα που πρέπει να λάβετε υπόψη.

Συνεργαστείτε με την ομάδα επικοινωνίας σας για να αναπτύξετε υλικό επικοινωνίας εγγραφής που ταιριάζει στον χώρο εργασίας σας. Επιδιώξτε να επιτύχετε μια ισορροπία μεταξύ ψηφιακής και αναλογικής επικοινωνίας, ειδικά αν έχετε προσωπικό στον τομέα.

Δημιουργήστε έναν δευτερεύοντα ιστότοπο στο εσωτερικό σας δίκτυο που διατηρεί πληροφορίες για τα οφέλη όλο το χρόνο. Διατηρήστε συνδέσμους σε ιστότοπους παρόχων, λεπτομέρειες κάλυψης και έγγραφα σχεδίου όλα σε ένα μέρος. Επισημάνετε τις βασικές ημερομηνίες που πρέπει να θυμάστε, ειδικά τις ετήσιες προθεσμίες εγγραφής. Χρησιμοποιήστε αυτόν τον χώρο για να δημοσιεύσετε ευκαιρίες εκπαίδευσης υγείας, πόρους υγείας και ημερομηνίες για εξετάσεις ευεξίας εντός του γραφείου. Ενθαρρύνετε τους διαχειριστές να αναφέρουν τον ιστότοπο ως πηγή αλήθειας όταν υποβάλλουν ερωτήσεις για να μειώσουν τη σύγχυση και την παραπληροφόρηση.

Η ανατροφοδότηση από τους υπαλλήλους πρέπει να επηρεάσει τις προσπάθειές σας

Οι ομάδες του μπροστινού γραφείου δεν έχουν πάντα καλό πλεονέκτημα για τη μέση εμπειρία εργαζομένων. Για να καταπολεμήσετε αυτήν την ακούσια τύφλωση στις καταστάσεις εργασίας των άλλων, αναπτύξτε μια τακτική διαδικασία ανατροφοδότησης. Αυτό μπορεί να γίνει μέσω μιας έρευνας αφοσίωσης των εργαζομένων, ενός μηχανισμού ανατροφοδότησης που βασίζεται στο διαδίκτυο ή/και προσωπικών σχολίων από συναδέλφους. Καταγράψτε τις πληροφορίες που συλλέγετε πριν, κατά τη διάρκεια και αφού κάνετε αλλαγές στις διαδικασίες σας. Όταν δίνετε προσοχή στον τρόπο με τον οποίο γίνονται αντιληπτές οι τρέχουσες και οι νέες διαδικασίες και προσαρμόζεστε ανάλογα, ολόκληρος ο οργανισμός σας μπορεί να ευδοκιμήσει.