9 συνήθειες των επιτυχημένων διαχειριστών έργων

Οι διαχειριστές έργων έχουν μεγάλη ζήτηση, αλλά σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να επαναπαύονται στις δάφνες τους. Αυτές οι συνήθειες είναι κρίσιμες για την επιτυχία τους.

Σήμερα, το 89% όλων των οργανισμών έχει ένα ή περισσότερα γραφεία διαχείρισης έργων. Οι μισοί έχουν περισσότερα από ένα.

Ναι, σε όλους τους κλάδους, οι επιχειρήσεις αναγνωρίζουν τη σημασία της διαχείρισης έργων. Και δεν βασίζονται πλέον απλώς στο το καλύτερο λογισμικό διαχείρισης έργου για να αυτοματοποιήσουν τη διαδικασία — γνωρίζουν ότι πρέπει να συνδυαστεί με επαγγελματίες επαγγελματίες.

Αλλά μπορεί να είναι δύσκολο να κατακτήσεις τις καλές τέχνες της διαδικασίας διαχείρισης έργου ως επαγγελματίας στο χώρο. Γι’ αυτό συγκεντρώσαμε τις κορυφαίες συνήθειες που ακολουθούν τα επιτυχημένα άτομα στον κλάδο.

Δώστε προτεραιότητα στην επικοινωνία

διαχειριστές έργων

Η επικοινωνία είναι μια από τις πιο σημαντικές δεξιότητες διαχείρισης έργου. Αλλά επίσης παραμελείται πολύ συχνά. Έρευνες δείχνουν ότι η κακή επικοινωνία ευθύνεται 57% του έργου αποτυχίες.

Δεν θα είναι όλα τα μέλη της ομάδας σας κύριοι επικοινωνιολόγοι. Αλλά ο διαχειριστής του έργου πρέπει να δώσει προτεραιότητα σε αυτή τη διαδικασία — και αυτό είναι μια διαδικασία — προκειμένου να οδηγήσουν την ομάδα τους στην επιτυχία. Κάθε email, κάθε συνάντηση και κάθε check-in πρέπει να εκφράζει το σκοπό και να παράγει πραγματικά αποτελέσματα. Κάθε κομμάτι επικοινωνίας πρέπει να είναι καλά μελετημένο.

Ο διαχειριστής έργου πρέπει επίσης να επινοήσει μεθοδολογίες και να επιλέξει πλατφόρμες για τη διευκόλυνση της ομαλής επικοινωνίας μεταξύ των μελών της ομάδας, των πελατών και άλλων ενδιαφερόμενων μερών. Και πρέπει να χρησιμεύσουν ως το σημείο αναφοράς για ανησυχίες, ερωτήσεις και οποιαδήποτε ζητήματα προκύψουν.

Αξιοποιήστε τις δεξιότητες των μελών της ομάδας τους

Οι σπουδαίοι διαχειριστές έργων γνωρίζουν τι φέρνει κάθε μέλος της ομάδας τους στο έργο — μπορεί να συνέβαλαν στην επιλογή τους για την πρωτοβουλία εξαρχής. Από την αρχή, θα κάνουν απολογισμό καθεμιάς από τις ιδιότητες και τις ικανότητες που φέρνουν οι εργαζόμενοι στο τραπέζι και θα τις ενσωματώσουν στη διαδικασία, κατανοώντας πού και πότε να τις αξιοποιήσουν.

Μαζί με αυτό, γνωρίζουν πότε είναι η ώρα να αναθέσουν και ποιος είναι ο καλύτερος για κάθε ρόλο και καθήκον.

Ακούω

Επειδή αναγνωρίζουν τις δεξιότητες που έχουν τα μέλη της ομάδας τους, οι σπουδαίοι διαχειριστές έργων κατανοούν ότι πρέπει να ακούν τους επαγγελματίες, που ο καθένας προσφέρει μοναδικές προοπτικές. Αυτό είναι μέρος μιας σταθερής επικοινωνίας — να μπορείτε να βλέπετε και να ακούτε τα μέλη της ομάδας. Μπορεί να έχουν επαναστατικές ιδέες και προτάσεις. Ακόμα κι αν ο διαχειριστής του έργου δεν συμφωνεί με κάτι που έχει να πει ένας επαγγελματίας της ομάδας, πρέπει να έχει την προθυμία να ακούσει, να αναγνωρίσει και να εξερευνήσει.

Προβλέψτε τους κινδύνους

Κάθε έργο που αξίζει τον κόπο ενέχει κινδύνους. Ένας διαχειριστής έργου πρέπει να αποκτήσει τη συνήθεια να μπορεί να προβλέψει τις διάφορες απειλές και εμπόδια που θα μπορούσαν να συναντήσουν στην πορεία προς την ολοκλήρωση του έργου. Θα πρέπει να υπάρχουν πολύ λίγα για το απροσδόκητο.

Με την αξιολόγηση και την πρόβλεψη των κινδύνων, θα είστε καλύτερα εξοπλισμένοι για να διαχειριστείτε και να αντιμετωπίσετε τις προκλήσεις που μπορεί να συναντήσετε. Καθιερώστε ένα σχέδιο για την αντιμετώπιση των κινδύνων που προβάλλετε, ώστε να είστε καλά προετοιμασμένοι.

Ακολουθήστε μια συγκεκριμένη μεθοδολογία

Υπάρχουν εκατοντάδες μεθοδολογίες διαχείρισης έργου για να διαλέξετε. Καθένα έχει τα δικά του πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα και είναι πιο κατάλληλο για ορισμένα έργα, επιχειρήσεις και βιομηχανίες από άλλα.

Ένα από τα καθήκοντά σας ως διαχειριστής έργου είναι να επιλέξετε τη μεθοδολογία που είναι πιο κατάλληλη για την ομάδα σας, μετά τη διεξαγωγή έρευνας για να προσδιορίσετε την καλύτερη εφαρμογή. Πιθανότατα θα χρειαστεί να το προσαρμόσετε ώστε να ταιριάζει στη συγκεκριμένη τεχνογνωσία και θέση σας, αλλά η μεθοδολογία θα πρέπει να χρησιμεύσει ως περίγραμμα που πρέπει να ακολουθήσετε.

Θέστε όρια

Μάθετε πότε να πείτε «όχι». Αυτό μπορεί να μην φαίνεται τόσο επαναστατική ικανότητα, αλλά θα εκπλαγείτε με το πόσοι διαχειριστές έργων —ακόμα και εξαιρετικά ταλαντούχοι— έχουν πρόβλημα να το κατακτήσουν. Και είναι κρίσιμο για τον καθορισμό ορίων για εσάς και το έργο σας. Είναι ένα σημάδι σεβασμού για τα πολυάσχολα μέλη της ομάδας σας, τα οποία προσβλέπουν σε εσάς για να διατηρήσετε τη ροή του έργου και να διαχειριστείτε τις προσδοκίες των πελατών.

Για παράδειγμα, ένα συχνό πρόβλημα που αντιμετωπίζουν οι ομάδες είναι το scope creep. Αυτό συμβαίνει όταν οι απαιτήσεις γίνονται μη διαχειρίσιμες, επεκτείνοντας το προηγουμένως καθορισμένο πεδίο εφαρμογής του έργου. Αλλά όταν οι διαχειριστές έργων θέτουν τα κατάλληλα όρια, θα κρατήσουν μακριά το πεδίο εφαρμογής.

Χρησιμοποιήστε δεδομένα

Όλα εξαρτώνται από ποιοτικά και ποσοτικά δεδομένα. Κανένας διαχειριστής έργου δεν πρέπει να μπει σε μια νέα επιχείρηση τυφλή — θα πρέπει να έχει τους αριθμούς και τις πληροφορίες για να υποστηρίξει την πρωτοβουλία. Θα εξετάσουν τα δεδομένα που έχουν συγκεντρώσει από προηγούμενα έργα και τις καθημερινές στρατηγικές και ροές εργασίας τους. Πάντα θα κάνουν απολογισμούς, κοιτάζοντας τα αναλυτικά στοιχεία για να αξιολογήσουν πώς πήγαν τα πράγματα.

Ευτυχώς, σήμερα, υπάρχουν πολλά εργαλεία διαχείρισης έργων που προσφέρουν τεράστιο όγκο δεδομένων μέσω πινάκων εργαλείων, οπτικοποιήσεων και αναφορών. Οι διαχειριστές έργων θα πρέπει να το χρησιμοποιούν για να αξιολογήσουν την απόδοση, τους λόξυγκας και τις ατομικές συνεισφορές.

Τεκμηριώστε τα πάντα

Τελικά, ο διαχειριστής του έργου είναι υπεύθυνος για την πρωτοβουλία από την αρχή μέχρι το τέλος. Και επειδή τα μέρη κινούνται και αλλάζουν διαρκώς, είναι εξαιρετικά σημαντικό να παρακολουθείτε προσεκτικά τις διαδικασίες, τις διαδικασίες, τα βήματα, τους ρόλους και άλλα κομμάτια που συμβάλλουν στη συνένωση του έργου.

Τεκμηριώνοντας ό,τι αφορά το έργο, δημιουργείτε επίσης ένα σχέδιο για να συμβουλευτείτε και να ακολουθήσετε για μελλοντικές δεσμεύσεις.

Προωθήστε τη συνεχή βελτίωση

Τέλος, ένας ανώτερος διαχειριστής έργου γνωρίζει ότι κανένα έργο δεν είναι απόλυτα επιτυχημένο, ούτε είναι τελικά ολοκληρωμένο. Καταλαβαίνουν ότι πρέπει να έχουν πάντα το βλέμμα τους στη βελτίωση, ανεξάρτητα από το πόσο καλά πήγε το τελευταίο έργο.

Η καλλιέργεια μιας κουλτούρας συνεχούς βελτίωσης απαιτεί την υιοθέτηση μιας προνοητικής νοοτροπίας τόσο για εσάς όσο και για την ομάδα σας. Εξασφαλίζει ότι θα συνεχίσετε να μαθαίνετε, να αναπτύσσεστε και να εξελίσσεστε ως ομάδα και ως οργανισμός. Σημαίνει επίσης ότι δεν μένετε ποτέ στάσιμοι — αρπάζετε ευκαιρίες, αντιμετωπίζετε εμπόδια και ευδοκιμείτε ως επιχείρηση.